A Kihívás

Egy online oktatási platform kurzusonként 4–5 órát töltött az új kurzusok manuális beállításával. Évi 99 indított kurzussal ez évente közel 500 órát jelentett, amelyet ismétlődő, hibalehetőségekkel teli adatbevitel emésztett fel több rendszerben.

Minden kurzus beállítása megkövetelte a tanulásmenedzsment rendszer manuális konfigurálását, oldalak létrehozását, anyagok feltöltését, jogosultságok beállítását és adatok keresztellenőrzését platformok között. A folyamat annyira fárasztó volt, hogy a csapattagok rettegtek tőle — és a hibák gyakoriak voltak.

A "kurzusbeállítás" lett a csapat legutáltabb visszatérő feladata. Mindenki tudta, mennyibe kerül, és senki nem akart hozzányúlni.

A Megoldás

Egy kétrétegű automatizációt építettünk, amely az n8n-t használja adatorchestrációra, a Browserflow-t pedig böngészőalapú UI automatizációra, ahol API nem állt rendelkezésre.

Hogyan működik:

1. n8n Workflow — Feldolgozza a kurzus metaadatokat, validálja az adatokat, és orchestrálja a beállítási folyamatot a rendszerek között.
2. Browserflow Integráció — Kezeli a böngészőalapú lépéseket: navigál az LMS admin panelen, kitölti az űrlapokat, végigkattint a többlépcsős varázslókon, és konfigurálja azokat a beállításokat, amelyekhez csak UI felület volt.
3. Jelzőlámpa Dashboard — Egy monitoring dashboard mutatja minden kurzusbeállítás állapotát zöld/sárga/piros rendszerrel, így a csapat azonnal észreveszi, ha valami manuális beavatkozást igényel.
4. 1 Perces Manuális Ellenőrzés — A 6 perces automatizált beállítás befejezése után egy csapattag mindössze 1 percet tölt az eredmény áttekintésével és megerősítésével.

A teljes megoldás rugalmasságra lett tervezve — ha bármely lépés sikertelen, a dashboard azonnal jelzi, és a csapat csak az adott lépésnél avatkozhat be, ahelyett hogy az egész folyamatot újra kellene csinálnia.

Az Eredmény

• Idő kurzusonként: 4–5 óráról 6 + 1 percre (6 perc automatizáció + 1 perc manuális ellenőrzés)
• Éves időmegtakarítás: nagyjából 480 óra évente
• Hibaarány: közel nulla — az automatizált konzisztencia kiküszöböli a manuális adatbeviteli hibákat
• Csapat morál: a kurzusbeállítás a legrettegettebb feladatból nem-eseménnyé vált

A platform most gyorsabban indít kurzusokat, nagyobb konzisztenciával, és a csapat azt a 480 órát arra fordítja, ami igazán számít — kiváló oktatási tartalmak létrehozására.